Qu’est qu’un processus ?
Un processus est défini selon l’ISO 9000 comme un ensemble d’activités corrélées et en interactions qui transforment des données d’entrée en données de sortie.
Qu’est-ce qu’une cartographie des processus ?
La cartographie des processus est un document qui présente de manière globale l’ensemble des processus de l’entreprise. Cette cartographie est un élément d’entrée pour la réalisation des fiches processus.
Exemple de processus : Qualité, Direction, Commerce, SAV, Logistique, Ressources humaines…
Dans une cartographie, il y a 3 principales familles de processus :
1) Les processus de direction (Direction, Qualité)
2) Les processus métiers (réalisation du produit)
3) Les processus supports (Ressources humaines)
Qu’est-ce qu’une fiche processus ?
Une fiche processus est la description détaillée d’un processus (sa carte d’identité). C’est un document important du SMQ. Le pilote de processus doit la connaitre afin de pouvoir se préparer le mieux possible pour l’audit interne ou l’audit de certification.
Comment réaliser une fiche processus ?
Une fiche processus se construit en groupe de travail. Il n’y a pas de format imposé par les normes ISO. L’organisme est libre sur la présentation des fiches processus. Nous retrouvons les éléments suivants dans les fiches processus :
- Nom du pilote
- Nom du copilote
- La finalité du processus
- Les objectifs du processus
- Les grandes activités du processus
- Les données d’entrées pour chacune des activités
- Les données de sorties pour chacune des activités
- Les interactions avec les processus amonts et avals
- Les ressources humaines du processus
- La documentation du processus (procédures, instructions…)
- Les méthodes de surveillance du processus (revue de processus, audits internes…)
Quand mettre à jour la cartographie des processus et les fiches processus ?
Les normes ISO n’imposent pas de fréquence de mise à jour de ces éléments. Cependant, il faut mettre à jour régulièrement ces documents notamment lors de création d’un nouveau processus ou après des constats d’un audit interne.
Qu’est ce que l’approche processus ?
L’identification et le management méthodique des processus de réalisation du produit ou du service d’une entreprise , et plus précisément les interactions de ces processus, sont appelés «l’approche processus».
L’approche processus est un point très important dans les démarches qualités. Il est judicieux de se faire accompagner par des experts afin de gagner en temps et d’éviter des non-conformités majeurs.
Pourquoi réaliser des fiches processus ?
Il est important de réaliser la cartographie des processus et les fiches processus afin d’avoir une vision claire de l’organisation et des activités de l’entreprise. Ainsi, il est plus facile de déployer une approche processus en analysant les risques et opportunités des activités identifiées dans chaque fiches processus comme (exigence ISO 9001) ; cette démarche a pour but de réduire les risques liés aux activités du processus en mettant en place des actions de préventions. L’avantage de cette approche est aussi d’engager des opportunités pour pouvoir optimiser ses processus et ainsi être plus performant dans la réalisation du produit ou du service. La création de la cartographie des processus et des fiches processus permettent de déployer l’approche processus et ainsi être plus performant sur le management QSE.