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Tout savoir sur la cartographie des processus : guide complet pour une organisation efficace Qu’est-ce qu’un Processus ? Un processus est défini par l’ISO 9000 comme un ensemble d’activités corrélées et en interaction qui transforment des données d’entrée en données de sortie. Il s’agit d’un concept clé en management de la qualité et en organisation d’entreprise. Dans une entreprise, chaque processus contribue à la création de valeur. Par exemple, un processus de fabrication transforme des matières premières en produits finis, tandis qu’un processus commercial convertit des prospects en clients. Exemples de processus courants dans une entreprise : Processus de direction : Stratégie, qualité, pilotage de l’entreprise Processus métier : Production, conception, réalisation du produit ou service Processus support : Ressources humaines, IT, maintenance, logistique La cartographie des processus : définition et Utilité La cartographie des processus est un document clé qui représente de manière globale et structurée l’ensemble des processus de l’entreprise. Elle permet de visualiser l’organisation et les flux d’information entre les différents processus. Pourquoi créer une cartographie des processus ? Comprendre le fonctionnement global de l’entreprise Identifier les interactions entre les processus Améliorer la performance et optimiser les flux de travail Détecter les inefficacités et les redondances Faciliter la communication interne et la formation des employés Les Trois Grandes Catégories de Processus Dans une cartographie, on distingue généralement trois grandes familles de processus : Les processus de direction : Ils assurent la gestion et l’orientation stratégique (exemple : management de la qualité, gouvernance, prise de décision). Les processus métiers : Ils concernent directement la création du produit ou du service (exemple : conception, fabrication, livraison). Les processus supports : Ils permettent aux processus métiers de fonctionner efficacement (exemple : gestion des ressources humaines, informatique, maintenance). Le lien entre la cartographie, la fiche processus et l’approche risques et opportunités La cartographie des processus sert de base pour élaborer des fiches processus détaillées. Chaque fiche processus décrit un processus identifié dans la cartographie et détaille ses entrées, sorties, activités et interactions. Cette structuration facilite l’application de l’approche risques et opportunités de l’ISO 9001. Comment cela fonctionne-t-il ? Identification des processus : Grâce à la cartographie, chaque processus est clairement défini et positionné dans l’organisation. Création des fiches processus : Chaque processus identifié est documenté sous forme d’une fiche processus détaillée, permettant une analyse approfondie. Application de l’approche risques et opportunités : L’analyse des risques et opportunités se fait sur la base des interactions entre processus, des objectifs et des activités décrites dans les fiches processus. Amélioration continue : Les fiches processus et la cartographie sont mises à jour en fonction des audits internes et des retours terrain pour réduire les risques et saisir les opportunités d’amélioration. La fiche processus : Un outil essentiel pour le pilotage Une fiche processus est un document qui décrit de manière détaillée un processus donné. Elle constitue un élément fondamental du Système de Management de la Qualité (SMQ). Quels éléments retrouve-t-on dans une fiche processus ? Une fiche processus comprend généralement les informations suivantes : Nom du processus Nom du pilote et du copilote du processus Finalité du processus (Pourquoi ce processus existe-t-il ?) Objectifs (Résultats attendus) Grandes activités du processus Données d’entrée et de sortie pour chaque activité Interactions avec d’autres processus (processus amonts et avals) Ressources humaines impliquées Documentation associée (procédures, instructions de travail, réglementations) Méthodes de surveillance et d’amélioration (indicateurs, audits, revues de processus) Erreurs fréquentes lors de la rédaction d’une fiche processus Lors de la création d’une fiche processus, certaines erreurs peuvent compromettre son efficacité : Manque de clarté et de précision : Une fiche trop vague rend difficile son application opérationnelle. Omission des interactions avec d’autres processus : Un processus isolé entraîne des incohérences dans l’organisation. Absence d’indicateurs de suivi : Sans indicateurs, il est difficile d’évaluer l’efficacité du processus. Documentation incomplète ou obsolète : Un processus non mis à jour peut générer des erreurs et des non-conformités. Non-prise en compte des risques et opportunités : La gestion des risques est essentielle pour éviter les défaillances et identifier des axes d’amélioration. Comment réaliser une fiche processus ? La création d’une fiche processus se fait généralement en groupe de travail. Il n’existe pas de format imposé par les normes ISO, chaque entreprise peut donc adapter la présentation en fonction de ses besoins. Voici les étapes clés : Identifier le processus et son rôle dans l’organisation. Définir ses objectifs et sa finalité. Lister les activités qui composent le processus. Déterminer les entrées et sorties pour chaque activité. Analyser les interactions avec d’autres processus. Associer les documents et ressources nécessaires. Évaluer les performances et les risques associés. L’approche risques et opportunités selon l’ISO 9001 L’ISO 9001 met un fort accent sur la gestion des risques et opportunités dans le cadre de l’approche processus. L’objectif est d’anticiper les problèmes et d’exploiter les leviers d’amélioration. Comment identifier les risques et opportunités ? Analyse SWOT : Identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces. Brainstorming avec les parties prenantes : Impliquer les équipes pour identifier les risques potentiels. Analyse des non-conformités passées : Tirer des enseignements des erreurs antérieures. Utilisation de la méthode AMDEC (Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité). Actions à mettre en place Prévention des risques : Mise en place d’actions correctives et préventives. Exploitation des opportunités : Investissement dans des innovations ou des optimisations de processus. Suivi et amélioration continue : Utilisation d’indicateurs pour mesurer l’impact des actions mises en œuvre. Conclusion L’approche processus, la cartographie des processus et les fiches processus sont des outils essentiels pour toute entreprise souhaitant améliorer sa performance et structurer son management de la qualité. En intégrant une analyse rigoureuse des risques et opportunités, vous renforcez la robustesse de vos processus et assurez une amélioration continue. Si vous souhaitez aller plus loin et bénéficier d’un accompagnement personnalisé dans l’optimisation de votre système de management, n’hésitez pas à faire appel à des experts en QSE !

Pourquoi bénéficier d’un accompagnement qualité ?   Afin d’être certifié par un organisme de certification accrédité par le COFRAC , il est important de vous faire accompagner afin de gagner en temps et d’établir un système de management pertinent et conforme aux exigences réglementaires et normatives. Un des risques est de se lancer seul sans accompagnement. Cela peut vite devenir complexe et engendrer la création d’une usine à gaz par la création de différents documents sans réelle valeur ajoutés, d’où l’importance de se faire accompagner. Un accompagne avec un expert QSE va vous permettre de gagner en temps et d’avoir un système de management QSE solide. Comment Obtenir une certification ISO ? La certification ISO c’est quoi ? L’ISO (organicisme international de normalisation) est composé de représentants d’organisations nationales de normalisation de 167 pays. Créé en 1947, L’objectif de l’ISO est de produire des normes internationales dans différents domaines d’activité nommée normes ISO. Ces normes sont utilisées dans différents milieux professionnels permettant de standardiser les pratiques. Pour d’obtenir une certification ISO, il faut mettre en place au sein de son organisation une démarche Qualité, Sécurité ou Environnement reposant sur 7 principes de management.   Les 7 principes de management de la Qualité :    Orientation client. Responsabilité la direction. Implication du personnel. Approche processus. Amélioration. Prise de décision fondée sur des preuves. Management des relations avec les parties intéressées.   La démarche de certification QSE repose en général sur les 7 points suivants :     Nous pouvons appliquer ces étapes sur la plupart différentes normes de systèmes de management : ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, IATF 16949, EN 9100, ISO 13485…) 1) Diagnostique QSE : synthèse du SMQ points faibles/points forts, 2) Cartographie des processus : identification de l’ensemble des processus 3) Stratégie de l’entreprise : réalisation de la Road Map / Analyse des besoins et attentes de parties intéressés, établissement de la politique QSE 4) Objectifs de l’entreprise : définition et atteinte, planification, répartition des ressources 5) Construire les processus : création des fiches processus et des objectifs 6) Communication – Sensibilisation : formation et sensibilisation du personnel, Communication interne et externe 7) Performance du système : audit Interne, Revue de direction Une fois que nous avons mis en place une cette démarche qualité qui respecte les 7 principes de managements, nous allons prendre contact avec quelques organismes de certifications accrédités par le COFRAC afin d’établir plusieurs devis pour le projet de certification. Il est important de vous faire accompagner par des experts QSE dans vos projets de certification afin de gagner en temps et en argent, mais également pour consolider votre système de management QSE. Découvrez nos différents services d’accompagnement QSE.  Quelles sont les erreurs à éviter avant la certification ISO ?   La démarche qualité nécessite une forte attention de la part des collaborateurs . Afin d’avoir un SMQ le plus robuste possible, il est important d’éviter les erreurs suivantes : Une Direction non impliquée dans le SMQ Manque de communication entre le responsable qualité et les pilotes de processus  Non prise en compte de l’approche processus Manque de suivi des réclamations et des plans d’actions